契約書・規約の作成と起業、経営支援　ブルーバード行政書士事務所　

団体組織、あるいは個人の集まり、あるいは会員用規約などの

規程を作成することは、まず、文書以外の部分が大切です。


つまり、どんな組織にするのか、どんな運用をするのか、

そのしくみ（システム）を明確にすることです。

また、そのしくみ（システム）とは、当然、経営者や主催者の方

のその事業や組織に対する理念や運営方針や思いを具現化するもの

でなければなりません。


従って、規程づくりにおいては、そのような理念や思いの具体化

からの支援をさせて頂いております。





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（契約書・規約文書の作成、活用としくみづくり支援　専門）
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ある種の団体にせよ、組合にせよ、あるいは会員制のビジネスにせよ、

その組織なり、サービスなりを運営する為のルールとして、規程があります。


規程には、義務条項、禁止条項などで、顕著に規定されている命令的な要素と

ものごとの決定プロセスや事務作業の手順などが規定されている統一マニュアル

的な要素があります。

これらは、組織運営の為の「決めごと」であり、「決めごと」を守ることで、

組織運営が円滑に行われ、各人が組織に参加した目的がよりよく実現できる

ためのものであるべきです。


このような目的を明確に理解していれば、必要以上に、緩すぎず、厳しすぎず

組織の方針に合った規程が作成できるのです。









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会員規約は、会員制サービスにおけるルールを規定するものですが、

そのことは同時に、サービスの内容を示すものです。

しかしながら、意外と多い会員規約が、会員の一般的な禁止事項

ばかりが並んでおり、サービスの内容にまったく触れらていないモノです。

これでは、現実的なサービスの運営で生じたトラブルに適切に対応することが

できません。そればかりか、せっかく規約を読んでも、会員がどのように行動

したら良いかの指針とすることもできません。

本来の会員規約は、会員の守るべきルールのみを規定するものではなく、

会員と主催者および主催者間の約束事を明確にするものです。

このことは、提供するサービスの本質を示すものでもあり、

会員にとっては、そのサービスの魅力を知ることができるのです。

一方、主催者側にとっても、自身のサービスに対する姿勢を明確とする

ことができるものです。










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規約とは、団体とかサービスの決まりを定めたもので、そのメンバーや

参加者共通のルールであり、誰かと誰かの約束事である「契約書」の団体版

と考えて良いでしょう。


規約を作るためには、いかに文書を組み立てるかよりも、もっと、大切な

ことがあります。

つまり、その団体なり、サービスなりの目的を達成する為に、どんな組織を

作り、どのようにその組織を運営するのか、そんな仕組み作りをすること

です。

仕組み作りの骨格ができれば、次に、その仕組みを機能させるためには、

どんな、規則（やるべきこと、やってはいけないこと等）を作るべきか

を考えます。


それらの仕組みがデザインしたら、その内容を文書にまとめて規約の

完成です。

このような規約の作成には、一般的に留意しなければならない事項は

当方にて把握しておりますから、お客様の仕組み作りの意向が見えれば

その意向に合ったカタチで、規約を作成することができるのです。


やってはいけないことは、

いきなり、規約のひな形を持って来て、それを真似ようとすることです。

そうではなく、自身のスタイルに合わせて、オリジナルな仕組みを作り、

その仕組みに合った規約を作るのです。









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○○規約（例：会員規約、サービス規約、団体規約・・・・）と

呼ばれるものには、次のような性格があります。

１）団体、グループのルール、規律　

２）主催者とメンバー（利用者や会員など）の契約書


仮に２）の目的で、規約を作成するとしても、

１）のことを重視する姿勢が大切です。


でないと、主催者に都合の良い内容ばかりを利用者や会員などに

押し付けるカタチの、顧客にとって嫌な感じの規約になって

しまいます。

どんなビジネスにせよ、その規約の対象となる組織が成り立つのは

メンバーや顧客がいるからです。

したがって、善良なメンバーや顧客の期待に応えることができる

ような規約を作成すべきです。

確かに、残念ながら、好ましくない、行儀の悪い、困り者の、

不良やクレーマーのような者もいるかも知れません。

それらの人々にけっして迎合すべきではありません。

それは、善良なメンバーを守ることになるからです。

善良なメンバーであれば、筋が通って入れば、一見、厳しいと

思えるルールにも賛同してもらえる可能性も高いでしょう。


そのような優良なメンバーに支えられているのが、本当に強い組織で

あり、その為の規約であるべきです。








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団体規約、法人の定款などの作成の目的は大きく分けて２つあります。

１）外向けの目的　と　２）内向けの目的　です。


１）外向けの目的　とは、

銀行に口座を作る為、許認可を得る為、助成金を得る為、融資を得る為、

法人の設立の為、登記の為、取引先の印象を良くする為、、、、

これらの目的の共通していることは、規約の形式を重視している点です。

外向けの目的のみに注意が言っていると、とにかく目的が達成できるので

ありさえすれば良い。とさえ、考えられている場合もあります。


２）内向けの目的　とは、

組織を運営して行くための規約です。

意思決定はどのように行うのか、もしもの時は、どのように対応するのか？

等など。

規約本来の目的と言っても良いでしょう。


さらに、内向けの目的の立場で言えば、できた規約そのものももちろん

大切なのですが、それに至る　プロセスも重要です。

つまり、どのような規約にするのか手続きに則って、話し合い、

メンバーが理解する機会、イベントを作ることです。

そうすることで、規約が生きた規約となり、真に機能する規約となるでしょう。



最も、外向けの規約は法的な縛りがある為、ある程度形式ばらなければ

ならないのは仕方がないことです。

しかしながら、法は、形式的なものに見えるかも知れませんが、立法の主旨には

合理的で最もな考えが込められているものです。

従って、法の手続きに忠実に運営することで、見えて来ることもあるのです。

さらに、法には縛られない、プラスの内部規定を用意するのも得策です。











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地縁による団体とは、

町内会や自治区、自治会等、町又は字の区域その他市町村内の一定の区域に

住所を有する者の地縁（住む土地にもとづく縁故関係のこと。）に基づいて

形成された団体のことをいいます。


地縁による団体は、法人ではありませんが、

地域的な共同活動のための不動産又は不動産に関する権利等を保有するため

市町村長の認可を受けたときは、その規約に定める目的の範囲内において、

権利を有し、義務を負うことができます。（自治法260条の２�@）


地縁による団体が不動産の所有に関する権利のための認可を受ける為には、

以下の４つの条件をすべて満たさなければなりません。（自治法260条の２�A）

（１）その区域の住民相互の連絡、環境の整備、集会施設の維持管理等良好な

地域社会の維持及び形成に資する地域的な共同活動を行うことを目的とし、

現にその活動を行つていると認められること。

（２）その区域が、住民にとつて客観的に明らかなものとして定められていること。

（３）その区域に住所を有するすべての個人は、構成員となることができるもの
とし、その相当数の者が現に構成員となつていること。

（４）規約を定めていること。

また、規約については以下の内容が定めれていなければなりません。
（自治法260条の２�B）

�@目的
�A名称
�B区域
�C主たる事務所の所在地
�D構成員の資格に関する事項
�E代表者に関する事項
�F会議に関する事項
�G資産に関する事項











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Q

「規約」と「契約書」は、何が違うのですか？


A

「契約」とは、法律的に有効な約束のことです。

「契約」は、当事者間の申込みと承諾という二つの意思表示の合致

によって成立し、その形式は自由です。



「契約書」と呼ばれる書類は、契約の内容を文書で記述したものです。


一方「規約」と呼ばれる書類は、ある組織、団体、グループなどの集団

の「ルール」を文書で記述したものです。

この「ルール」とは、「内部自治」のきまりであり、その集団における

法律のような意味を持つことになります。

また、「規約」に対して、その集団の参加者が、何らかの方法で同意

することにより、その「規約」は、その集団と参加者の「契約書」とし

ての意味も持つことになります。


結論

「規約」も「契約書」の一種である。

ある集団のきまりとしての「契約書」を「規約」という。








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規約とは、組織や運営についての根本的な規則を書面化したもの

で、様々な団体の憲法のようなものです。

会社やNPO法人などの規約のことを「定款」といいます。

さて、この規約作成においては、一定のルールがあるのです。

概ね、以下のような順で、まとめれば、読み易い、まとまりの

ある規約を作成することができるでしょう。


なお、○○会の規約を　会則あるいは会員規則　と言った

言い方をしますが、意味は同じです。



規約の一般的な構成

第１章　総則
名称、目的、事業などを記載します

第２章　会員
会員資格、入会方法、入会金・会費、退会、権利・義務等

第３章　役員等（組織）
役員や事務局など組織構成

第４章　総会（会議）
総会を最高の意思決定機関と定めた場合は、総会に関する
規定を明記します。第５章とまとめ、会議とする場合も
あります

第５章　役員会（会議）
役員会、その他の意思決定機関、運営機関の定めです

第６章　会計（資産および会計）
会計年度、会計方法、資産管理方法など

第７章　会則の変更（会則の変更および解散）
規約の変更方法や団体の解散方法など

第８章　附則
その他の付帯的な事項













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規約を作る際に、２つの考え方があります。

「もしかのこと」を考え、想定しうるできる限りのことを列挙し、

かつ、「それ以外の場合のすべての場合」のように、とにかく、

なんでも盛り込むことで、万が一の紛争に備える。


規定することは最小限に押え、明確に表示することで

規定した内容の徹底を図る。

運用重視の考え方。


両者はどちらが良いかとは一概には言えません。

前者の場合、内容が多くなればなるほど、あまり読む人はいない

規約となることが考えられます。むしろ、読まれることは

あまり想定しておらず、紛争の場合に自社が有利に動けるように

するための拠り所としての規約の意味合いが大きいでしょう。


後者の場合は、とにかく、守って欲しいことを明確にすることで

利用者が「知らなかった」と言うことがないようにする。

もしかの場合より、より、現実的な日常に対応した規約の意味が

大きいでしょう。日常的に発生する問い合わせやクレーム対応の

拠り所としても向いています。



どちらにするか迷うところでもありますが、

３つめの方法もあります。

それは、両方とも作ることです。










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