契約書・規約の作成と起業、経営支援　ブルーバード行政書士事務所　

１．内容証明と配達証明はセットで

内容証明とは、正式には「内容証明郵便」のことです。

「内容証明郵便」とは、法律（郵便法）によって定められている

郵便物の特殊取扱いのひとつです。

総務大臣から任命を受けた特別な国家資格（郵便認証司と言います）

を持つ郵便局員により、

「誰が」
「誰に」
「どのような内容」の文書を
「いつ」発送したのか　　　　　を証明してもらえる制度です。


一方、「配達証明」も、郵便物の特殊取扱いのひとつです。

「配達証明」とは、

「書面が相手方に確実に届いた」ことと、
「いつ」届いたか
　　　　　　　　　　　　　　　を証明してもらえる制度です。


「内容証明」に「配達証明」を付けて、送付することにより、

「誰が」
「誰に」
「どのような内容」の文書を
「いつ」発送し、
「いつ」「書面が相手方に確実に届いた」

かを、証明してもらえることになります。


２．内容証明郵便の使い方


内容証明郵便を使った文書では、大きく分けて３つの目的があります。

（この両方の意味を含む場合もあります。）


１）こちら側の意思を明確に伝える為

２）相手に何かをさせる為　あるいは　何かを止めさせる為

３）相手からの通知書や請求書に対する回答書


１）の場合は、明確に、事実と意思を伝えればOKです。

例・・・「契約書◯条に従い、本日付けで、◯◯をします。」


２）の場合は、いささか構成が複雑になります。

�@まず、相手に何かをさせる為　あるいは　何かを止めさせる為の、原因

を明確にして、当方にその権利があり、相手にその義務があることを

書かなければなりません。

例・・・「◯年◯月◯日、このような事実があり、当方に損害が発生した。

この原因は、貴方にあり、その証拠は○○です。」


�A次に、上記原因の解決のため、○○してください。あるいは〇〇を辞めて

ください。と書きます。

例・・・「上記原因を解決するために、○○までに、○○してください。」


�B最後に、もし、相手がこちら側が要求する内容に従わない場合の

当方の行動の意思を予告し、相手の実行を促します。

例・・・「もし、上記期限までに、実行頂けない場合は、法的な手続きに

移行させて頂きます。」


３）の場合は、

�@まず、相手の書面を受け取った旨を伝え、それに対して

�A相手の言い分を承諾するか拒絶するかを理由を明確にして返答します

�Bこちらからの要求がある場合は付記します





このような流れになります。

内容証明は、こちらからの�@事実の提示と�A要求の意思を明らかにしたこと

に対して、これで、相手がこちら側の思惑通りの行動をしてくれれば、

目的達成です。

しかしながら、このようなケースばかりではありません。


相手から、話し合いによる交渉要求が出される場合や、反論が出される場合、

あるいは何ら返答がない場合もあります。

このようなケースに予め備えて、交渉や争いの証拠とする目的で、内容証明の

内容を作成しておくことが大切です。


内容証明に関するさらに詳しい情報はこちらのページをご覧ください。


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利用規約に関するさらに詳しい情報はこちらを確認ください。

利用規約の作成の依頼をいただく際に、お客様の事業の内容をプレゼン頂く

機会が多くあります。

このような詳細な説明を頂くと、事業の目的と内容を把握することができ、

よりお客様の意向に沿った利用規約の作成が可能となります。

その際、事業の内容は当然利用規約に含めるべきでしょうが、事業の目的も

利用規約の中に含めるべきでしょうか？

最終的にはお客様の意向で決めれば良いことだと思います。

しかしながら、私としては、出来る限り、事業の目的及び事業者の思いを

利用規約の冒頭に近い部分に置くことをススメています。

そうすることで、サービスの内容全体の方向性が分かります。

利用者も当社の目的に賛同した方が多く来て頂ける可能性が高まるかも

知れません。

もっとも、利用規約など読む人は少ない。は、現実でしょう。

しかしながら、もし、読まれたときに、読むに値する内容であることが

大切です。また、何より、事業目的を利用規約までに記載することで

事業者自身の決意を明確とする意義があります。


利用規約のご依頼をお待ちしています。当事務所では、利用規約案を

単に作って終わりではなく、お客様の運営方法に関する助言も可能です。

輝く個性。価値あるビジネス。充実の人生。」を応援しています。

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サイト上の利用規約を作成する場合

不特定多数の人を相手にする前提で、つい身構えてしまい

利用者の義務と責任と、当サイトの免責と無責任ばかり

を羅列してしまいがちなので注意しましょう。


当社が、危ない利用者を想定すればするほど

利用者は、当社が危ない会社に見えるものです。

見えるだけならまだ良いですが、実際に善良な客からは

敬遠され、危ない客ばかりになってしまうリスクすら

あります。


利用規約というのは、文字通り、利用規約ですから

利用の仕方を、利用者の方に教えてあげてください。

こんな風に利用すると楽しいですよ、役に立ちますよ。

しかし、こんなことをすると他者に迷惑になりますし、

他者にそんなことされるのは嫌でしょうから、この

ルールを皆さんに守ってもらっています。

のような考え方で、利用規約を作りましょう。


利用規約に関する詳しいご案内はこちらから

お問い合わせをお待ちしております。











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契約書や規約、規定、そこまで固くならなくても、議事録、報告文書、

顛末書等々公式的な文書を作成する際に、心がけると良いコツのお話です。


同一文書内で、同じものを指す言葉を複数用いないこと。

ひとつの単語に統一しましょう。

逆に、違うものを指す場合には、同じ言葉を使わず違う言葉を

使いましょう。



固有名詞は一字一句明確に記載しましょう

個人の氏名、会社名、地名など、あいまいな記憶には頼らず、しっかり

確認の上、記載しましょう。ひとつの書類の固有名詞の間違えにより、

過去、いくつもの書類に固有名詞の誤りが伝染している場合はよくあります。



日付には、年も記載しましょう。

７月７日と書いてあると、当然、今年の７月７日と思いますが、書面は

１年後にも見る可能性がないとは限りません。

念には年を入れておきましょう。




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スクールや会員制ビジネスにおいて、スクール規約（学則）や

会員規約を作成することは、スクールや会員制ビジネスの運営

におけるサービスの一環です。

生徒や会員が、いかにして、当スクール（当校）や当会員制

サービスを有効に利用したら良いかを導くことが、規約作成の

第一の目的です。


また、規則違反の生徒や会員に対して、行動を正したり、

最悪の場合、退学や脱退をさせることができるようにする為に

規約を作成することも大切です。

このことは、当スクールや当会員制サービスの運営や組織を

守るためとても大切なことですが、そのことが、多くの善良な

スクール生徒や会員の地位を守るために大切であるとの

自覚を持つことが大切です。


このような２つの目的から、規約の作成はサービスの一環として

考え、なされるべきものなのです。

さらに、このようなサービスの品質維持向上を行うことが

当スクール（当校）や当会員制サービスのビジネスを繁栄させ

価値あるものにしていくものです。



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あなたの思いを文書にします。

は、当事務所のキャッチフレーズです。


あなたの思いとは、

お客様が、今から行おうとしていることに関する思い、目的の

ことを言っています。


その目的を実現するためには、文書を作成する以前に

しくみやきまりを作るといった作業を伴う場合があります。

そのようなしくみつくりから、支援させて頂きます。


しくみができたら、そのしくみを的確に文書にします。


あなたの思いを文書にします。




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サービスを伴う事業においては、そのルールを

明確にする為に、規約を作成することが大切です。

（良いこと悪いことどちらにおいても）何かあったときに、

どう対応するのかの基準を明確化しておくことは、お客さんを公平に

扱う為にとても大切なことです。

その都度、経営者や担当者の気分で判断するのではなく、経営者の思いを

具現化した規約を通じて行うべきです。

規約というと、お客さんが守るものと考えがちですが、それ以前に、

こちらが守るべきものでもあるのです。


お客様に事前に規約を見せて納得して頂ければ、後で「そんなはずではなかった」

等の勘違いやクレームを避けることができます。


元々規約に納得できないお客さんが逃げて行ってしまうのではないか？との懸念は

無用です。むしろ、規約の内容に賛同するお客さんへのアピールポイントになること

でしょう。


また、万が一、迷惑なお客さんなどがいた場合に、規約の規定に従って

退場してもらうことが合法的にできます。

これも、規約があってこそできることです。

このようにすることは、他の優良なお客様を守ることにもなるのです。


さらに、規約の中で、自社の思い、お客様にぜひ、やって欲しいことなどを

明解にすることは、法的な意味はあまりありませんが、お客様の共感を得て

自社のファンを作る上でも意味があります。









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利用規約、会員規約などの規約を作成する際に、記述の方法に

こうでなければならないと言うような規則がある訳ではありません。

しかしながら、良い規約とは、読み易くて、分かりやすい、

全体を流れで理解できるような構成になっています。

また、後で、規約を読む際にも、だいたいどのことがどのあたりに

書いてあるかが事前に予想がつくことも特徴です。



規約の流れは、人が理解しやすいような構成とする為、

１）全体的なことを先に、部分的なことを後ろへ

２）時系列に考えて、先に起こることを前に、後で起こることを後ろに

３）通常のことを先に、イレギュラーなことを後ろに

のような、暗黙の原則があります。


１）全体的なことを先に、部分的なことを後ろへ

規約の目的や、適用範囲、言葉の定義などを最初に置き、個々の

事項はその後へ続けます。


２）時系列に考えて、先に起こることを前に、後で起こることを後ろに

例えば、入会手続きから順次、入会後の手続、その後の更新手続きなど

具体的どんな順で行動を行うかの順番で並べます。

但し、必ずしも、時系列にすれば良いと言うモノではなく、全体の構成上

の流れから、例えば、入会手続きの次に退会手続きを置くという考え方も

あります。これらは、ケースバイケースだと考えてください。


３）通常のことを先に、イレギュラーなことを後ろに

普通に問題なく行く流れを先に書き、トラブルや異常などは後ろに置くのが

原則です。しかしながら、上記の１）２）との関係から、通常のことのすぐ

後ろにその通常のことに関するイレギュラーなことを置く場合もあります。

例えば、入会手続きの後に、入会が拒否される場合のことを書くような場合

です。


以上のような原則を理解した上で、自身の作成した規約がどのような考えで

構成をしているのかを意識することが大切です。








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ある会社さんの設立を受任しました。

私が作成した定款の目的欄のひとつに

「土木工事の施行」というのがありました。


すると、登記を依頼した司法書士の先生より

辞書でも調べたのだが、工事の場合は、

「施工」が正しいのではないか？


とのご指摘を頂きました。


うーん。そう言われてみれば、何気なく使っていたが、

施行ではなく施工か？

いや、工事の施工って言うか・・・・・？？？？？



と、自分が多分あっているだろうとは思いながらも、明確な根拠が

説明できなかったので、しっかり調査。

法律文書には、「工事の施行」という言葉が通常使われている。

そうか、「工事をする」の意味では、「工事の施行」だろう。

また、工事をすることを「施工」と言うのだろう。


定款の事例を調べてみると

「工事の施行」と「工事の施工」は同様にあるようであった。


であるならば、やはり、「工事の施行」で行こう。

「工事の施工」では、「夕食を食べる」みたいな二重言葉

だと思うからだ(笑)。
　






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スクール規約、会員規約、サービス規約など

複数の生徒さんや会員、メンバーなどに対するサービスを提供する

ビジネスにおいて、規約の作成はとても大切です。


規約において、厳守して欲しいこと、行って欲しい行動などを明確に

しておくことで、問題のある生徒さんや会員、メンバーなどに対して

注意をしたり、場合によっては命令をしたり、処罰をしたりする根拠と

なります。

このことは、自社の運営体制を守ることになりますが、そのことは、

同時に、大多数の善良な問題のない生徒さんや会員、メンバーなどを

守ることになるのです。

このように、万が一、トラブルが起きた時の、対応策として、規約を

準備しておくことは大切なのですが、規約を作成するのには、もうひとつ

大きな意義があります。


入会時に、しっかりとした規約を本人に提示することにより、納得の上で

生徒さんや会員、メンバーになって頂くことができるのです。

厳しい規約は、生徒さんや会員、メンバーになることを躊躇する原因に

なるかも知れませんが、なぜ、その規約があるのか、 当社の運営方針を

明確にして説明することで、賛同して頂ける方が進んで入って頂ける

メリットがあるのです。

このことにより、当社が本当にターゲットする方々に、

生徒さんや会員、メンバーなどになって頂くチャンスが増加するのです。







規約の作成を承ります。


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