2013年07月25日

契約書の整理の仕方。原則50音順がお薦め


取引先と結んだ契約書。

どのようなカタチで管理したら良いか?

そんな支援もしています。

契約書に限ったことではありませんが、

文書管理を上手に行うコツは、

(1)分かりやすいこと(2)カンタンで継続できること の

2点だと思います。

優秀で几帳面な方は、細かい分類、とてもきちんとしたファイル

を考えられますが、そんなな人材に恵まれるは例外。

普通の人が、分かりやすく、カンタンに管理できる方法を提案します。


現物のファイルは、「契約書の分類ごとに分ける」方法でも良いですが、

お客さん、仕入先、その他 ぐらいの大きなくくりで十分だと思います。

場合によっては、そのくくりもなしで、とにかく50音順でも、OKです。


但し、参照がし易いように、エクセルファイルで管理しましょう。

項目としては、

・相手の名称

・契約書番号(連番)=現物との照合をカンタンにするため

・契約書の名称

・契約書の期間。

・契約書の更新方法と条件(自動継続か否かなど)

・備考(メモ)


ポイントは、エクセルファイルでは、検索が容易にできるようにしておき、

いざとなったら、カンタンに、契約書面にアクセスできるようにしておく

ことが大切です。


さらに、契約書に関連する書類(例:見積書やカタログなど)、付随書類も

契約書といっしょにファイルしておけば、参照の際に便利です。






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posted by itoh_gyosei at 00:00| Comment(0) | TrackBack(0) | 契約書、法律
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