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社内における日常的な業務指示、報告、連絡等の書類などです。
（例）議事録、社内通達文書、社内連絡文書、報告文書、メールなど

日常業務において、文書化に関する課題と解決策の例を紹介します

課題例１
「社内で話し合われたことが、いっこうに実施されない。」

解決策１
社内で打合せを行う際には、書記を決め、１）決まったこと、２）担当責任者
３）実施期限など、必要事項を文書で作成。責任者および打合せ出席者の確認
を得て、必要文書に配布。必要であれば説明を加え実施
さらに、次回の打合せの際に、担当者が実施状況を報告する

このように、徹底することで、議事録を文書に残すことを活用出きます


課題例２
「業務の改善など、前向きな意見が自主的に出てこない」

解決策２
社員の自主性だけに任すのではなく、それを後押しするような社内規定を作る
例えば、改善提案制度。併せて、そのための運営ルールと帳票を準備する
定形のフォーマットを作り、書きやすくする。
さらに、定期的に公開を行い、社内の雰囲気を変えて行く


課題例３
「とにかく報告や相談がない」

解決策３
「報告連絡相談」そのものが書きやすいような様式を準備する
報告連絡相談用様式（例）

この様式を社内で飛び交うようにすることで文書での報告連絡相談を日常化さ
せる


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起業支援、契約書・文書作成、経営改善コンサルタント
愛知県豊田市 井藤行政書士事務所
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