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契約書を作成し、双方が署名・押印する。
これで契約書作成の仕事は一区切りとなる。
しかし、契約そのものは、そこから始まる。
契約書に定めた内容を、実際の業務の中でどのように守り、どのように使うのか。
契約書の価値は、日々の運用によって決まる。
契約書は日常業務の判断基準
例えば、業務委託契約書には、業務内容、報酬、契約期間、秘密保持、損害賠償、契約解除など、さまざまな事項が定められている。
しかし、実際に業務を担当する社員がその内容を知らなければ、契約書と現場の行動がずれてしまう。
「どこまでが契約上の業務なのか」
「追加の依頼には、どのように対応するのか」
「誰が承認するのか」
「どの情報を相手に開示してよいのか」
こうした日常の判断にこそ、契約書は役に立つ。

契約書は、トラブルが起きたときに初めて開く文書ではない。
日々の業務を進めるための判断基準である。
契約書を知らない社員が契約を履行している
会社が契約を締結する。
実際にその契約を履行するのは、現場の社員である。
営業担当者。
技術担当者。
事務担当者。
経理担当者。
それぞれの社員が、契約内容に関わる仕事をしている。
ところが、契約書は経営者や管理部門だけが保管し、現場の社員は内容をほとんど知らない。
そのような状態は珍しくない。
会社として約束した内容を、実際に仕事をする社員が知らない。
ここに、契約運用の大きな課題がある。
契約書と実際の業務をつなぐ
すべての社員が契約書の全文を細かく読む必要はない。

大切なのは、それぞれの担当者が、自分の業務に関係する約束を理解していることである。
営業担当者であれば、価格、契約期間、追加業務の条件。
現場担当者であれば、業務範囲、納期、品質基準。
経理担当者であれば、請求時期、支払条件。
管理者であれば、契約変更、更新、解除の条件。
このように、契約書の内容を実際の業務へ落とし込むことで、契約書は会社のルールブックとして機能する。

契約書から社内ルールが生まれる
契約書を丁寧に運用すると、社内で決めるべきことも見えてくる。
追加業務を受けるときは誰の承認が必要か。
契約内容を変更するときは誰が判断するか。
更新期限は誰が管理するか。
相手方からクレームがあったときは誰に報告するか。
こうしたルールを整理することで、契約書は社内の業務フローやマニュアルにもつながっていく。

契約書は、社外との約束である。
同時に、自社の仕事の進め方を整える基準でもある。

まとめ
契約書は、署名・押印して保管するための文書ではない。
日々の業務で使うものである。
会社が何を約束したのか。
社員は何を守るのか。
どのような場合に変更できるのか。
どのような条件で終了できるのか。
それらを理解し、実際の業務に反映してこそ、契約書は力を発揮する。
契約書を作ることは大切である。
そして、その契約書を事業の中で生かすことも同じくらい大切である。
契約書は、会社の書庫に眠らせるものではない。
事業を動かすルールブックなのである。

ブルーバード行政書士事務所では、契約書の作成やチェックに加え、実際の業務で使える契約設計を大切にしています。

契約内容と業務フロー、社内ルール、実際の運用まで見据えながら、事業に合った契約書づくりを支援しています。

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