
1.内容証明と配達証明はセットで
内容証明とは、正式には「内容証明郵便」のことです。
「内容証明郵便」とは、法律(郵便法)によって定められている
郵便物の特殊取扱いのひとつです。
総務大臣から任命を受けた特別な国家資格(郵便認証司と言います)
を持つ郵便局員により、
「誰が」
「誰に」
「どのような内容」の文書を
「いつ」発送したのか を証明してもらえる制度です。
一方、「配達証明」も、郵便物の特殊取扱いのひとつです。
「配達証明」とは、
「書面が相手方に確実に届いた」ことと、
「いつ」届いたか
を証明してもらえる制度です。
「内容証明」に「配達証明」を付けて、送付することにより、
「誰が」
「誰に」
「どのような内容」の文書を
「いつ」発送し、
「いつ」「書面が相手方に確実に届いた」
かを、証明してもらえることになります。
2.内容証明郵便の使い方
内容証明郵便を使った文書では、大きく分けて3つの目的があります。
(この両方の意味を含む場合もあります。)
1)こちら側の意思を明確に伝える為
2)相手に何かをさせる為 あるいは 何かを止めさせる為
3)相手からの通知書や請求書に対する回答書
1)の場合は、明確に、事実と意思を伝えればOKです。
例・・・「契約書◯条に従い、本日付けで、◯◯をします。」
2)の場合は、いささか構成が複雑になります。
@まず、相手に何かをさせる為 あるいは 何かを止めさせる為の、原因
を明確にして、当方にその権利があり、相手にその義務があることを
書かなければなりません。
例・・・「◯年◯月◯日、このような事実があり、当方に損害が発生した。
この原因は、貴方にあり、その証拠は○○です。」
A次に、上記原因の解決のため、○○してください。あるいは〇〇を辞めて
ください。と書きます。
例・・・「上記原因を解決するために、○○までに、○○してください。」
B最後に、もし、相手がこちら側が要求する内容に従わない場合の
当方の行動の意思を予告し、相手の実行を促します。
例・・・「もし、上記期限までに、実行頂けない場合は、法的な手続きに
移行させて頂きます。」
3)の場合は、
@まず、相手の書面を受け取った旨を伝え、それに対して
A相手の言い分を承諾するか拒絶するかを理由を明確にして返答します
Bこちらからの要求がある場合は付記します
このような流れになります。
内容証明は、こちらからの@事実の提示とA要求の意思を明らかにしたこと
に対して、これで、相手がこちら側の思惑通りの行動をしてくれれば、
目的達成です。
しかしながら、このようなケースばかりではありません。
相手から、話し合いによる交渉要求が出される場合や、反論が出される場合、
あるいは何ら返答がない場合もあります。
このようなケースに予め備えて、交渉や争いの証拠とする目的で、内容証明の
内容を作成しておくことが大切です。
内容証明に関するさらに詳しい情報はこちらのページをご覧ください。
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